Inwentaryzacja środków trwałych i wyposażenia, realizowana metodą tradycyjną, jest procesem niezwykle czasochłonnym i narażonym na duże ryzyko popełnienia błędów. Od pracowników działu księgowości wymaga się szybkości jak i rzetelności zarówno na etapie rozliczenia danych spisowych, porównania ich z ewidencją oraz przygotowania końcowej dokumentacji inwentaryzacyjnej. Rozwiązaniem na powyższe wyzwania jest dedykowany system informatyczny do elektronicznej ewidencji oraz inwentaryzacji majątku przedsiębiorstwa. Firma Optidata Sp.zo.o. już w 2002 roku wprowadziła na rynek nowatorskie oprogramowanie AMS OPTIest®, które po latach doczekało się rekomendacji w Komunikacie nr 2 Ministra Finansów z dnia 20 lipca 2016 r.

W komunikacie przedstawiono dobre praktyki oraz wskazówki sprzyjające prawidłowej i sprawnej inwentaryzacji drogą spisu z natury. Szczególną uwagę zwrócono na korzyści wynikające z informatycznego wspomagania tego procesu i wykorzystania najnowszych technologii i urządzeń do bezbłędnej identyfikacji posiadanego majątku: „Informatyczne wspomaganie inwentaryzacji zapasów drogą spisu z natury przyspiesza przebieg spisu i zmniejsza ryzyko błędów”. (pkt. 69)

Wspomaganie informatyczne, o którym mowa w komunikacie, polega na:

• elektronicznym wypełnianiu dokumentacji inwentaryzacyjnej,
• korzystaniu ze specjalistycznego oprogramowania przeznaczonego do przeprowadzania spisu z natury,
• przeprowadzaniu spisu za pomocą mobilnych urządzeń z użyciem oprogramowania.

Odpowiednia organizacja, a także prawidłowy i sprawny przebieg spisu z natury – jak czytamy dalej w Komunikacie – wpływają przede wszystkim na wiarygodność rezultatów oraz zmniejszają czaso- i kosztochłonność spisu oraz ograniczają zakłócenia działalności jednostki podczas spisu. Wdrożenie w przedsiębiorstwie kompleksowego rozwiązania AMS OPTIest® w postaci systemu, urządzeń oraz metod trwałego znakowania majątku pozwala na zautomatyzowanie procesu.

Kluczowe funkcjonalności systemu AMS OPTIest®:

• zarządzanie środkami trwałymi,
• kontrolowanie pełnego cyklu życia elementów majątku,
• podglądanie na ekranie urządzenia niedoborów dla danego obszaru spisowego,
• przygotowanie trwałych etykiet z nadrukiem jednoznacznie identyfikującym lub łączącym go z ewidencją,
• automatyczne generowanie przez system arkuszy inwentaryzacyjnych (cząstkowych ikońcowych),
• wczytywanie z dysku dokumentów/instrukcji/regulaminu inwentaryzacji,
• uzupełnianie szczegółowych informacji o majątku w trakcie trwania spisu, np. numeru seryjnego, stanu technicznego, dokumentacji fotograficznej,
• automatyczne generowanie przez system harmonogramu prac, który pozwala nadzorować prawidłowość tempa spisu,
• synchronizacja online w czasie rzeczywistym – osoba rozliczająca spis ma możliwość zobaczenia danych, które przed momentem wprowadził do systemu zespół spisowy,
• użycie aplikacji mobilnej, którą można zainstalować na każdym urządzeniu z systemem Android, zwiększa komfort i efektywność pracy.
• podpis elektroniczny dokumentów (pomaga przy inwentaryzacji majątku w home Office).

Wypełnij poniższy formularz kontaktowy, a my skontaktujemy się z Tobą w celu omówienia szczegółów dot. naszego rozwiązania.