DBFO Wola

Profil organizacji DBFO Wola

‍

Dzielnicowe Biuro Finansów Oświaty – Wola m. st. Warszawy to jednostka budżetowa odpowiedzialna za obsługę finansowo-księgową oraz administracyjną 69 szkół i placówek oświatowych działających na terenie dzielnicy Wola. Skala działalności oznacza rozproszony majątek, wielu użytkowników oraz wysokie wymagania w zakresie kontroli i raportowania.

‍

‍

Sytuacja przed migracją

‍

Organizacja korzystała z systemu AMS OPTIest w wersji desktop od 2008 roku. Choć rozwiązanie wspierało ewidencję majątku przez wiele lat, rozwój organizacji oraz rosnąca liczba jednostek ujawniły ograniczenia środowiska lokalnego.

‍

Najważniejsze wyzwania

‍

Do najważniejszych wyzwań należały:

• utrudnione raportowanie i kontrolę danych w skali wielu placówek,
• ograniczoną centralizację informacji,
• czasochłonne inicjowanie i prowadzenie inwentaryzacji,
• konieczność utrzymywania lokalnej infrastruktury IT.

‍

W praktyce przekładało się to na większe obciążenie administracyjne i mniejszą elastyczność operacyjną.

‍

‍

Decyzja o migracji do SaaS

‍

We wrześniu 2025 roku podjęto decyzję o migracji do webowej wersji systemu AMS OPTIest w modelu SaaS, działającej w środowisku chmurowym Microsoft Azure. Równolegle umożliwiono dostęp do wspólnej bazy danych wszystkim podległym placówkom – w sumie 89 użytkownikom.

‍

‍

Cele migracji

‍

• centralizacja danych i procesów,
• uproszczenie zarządzania majątkiem,
• zwiększenie przejrzystości raportowania,
• zmniejszenie obciążenia infrastruktury IT,
• zapewnienie spójnego środowiska pracy dla wszystkich jednostek.

‍

‍

Przebieg wdrożenia i środowisko technologiczne

‍

Microsoft Azure – fundament rozwiązania

‍

Microsoft Azure stanowi platformę infrastrukturalną dla środowiska SaaS systemu AMS OPTIest. Wybór tej technologii był istotny z punktu widzenia stabilności, bezpieczeństwa oraz skalowalności rozwiązania.

‍

Korzyści dla Klienta:

• wysoka dostępność systemu,
• bezpieczne przechowywanie danych,
• zgodność z nowoczesnymi standardami infrastrukturalnymi,
• brak konieczności utrzymywania własnych serwerów,
• możliwość dalszego skalowania środowiska wraz z potrzebami organizacji.

‍

Azure zapewnia stabilne zaplecze technologiczne, które wspiera ciągłość działania i bezpieczeństwo operacyjne.

‍

‍

Zakres realizacji projektu

‍

Projekt objął migrację danych historycznych, konfigurację środowiska SaaS oraz przygotowanie dostępu dla wszystkich użytkowników.

‍

Zachowano ciągłość pracy oraz integralność danych. W ramach umowy Klient ma zapewnione szkolenia - co pozwala elastycznie dostosowywać wsparcie do bieżących potrzeb zespołów.

‍

‍

Efekty po wdrożeniu

‍

Migracja do webowej wersji systemu AMS OPTIest w modelu SaaS przyniosła wyraźne usprawnienia operacyjne i organizacyjne.

‍

‍

Najważniejsze rezultaty

‍

• centralny dostęp do informacji dla wszystkich placówek,
• usprawnienie procesów ewidencyjnych i inwentaryzacyjnych,
• skrócenie czasu przygotowywania analiz i raportów,
• łatwiejsze wprowadzanie danych przez użytkowników,
• sprawniejsze inicjowanie inwentaryzacji,
• odczuwalne zmniejszenie obciążenia działów IT.

‍

„Decyzja o migracji była krokiem w stronę nowoczesnego i bardziej elastycznego modelu pracy. Zyskaliśmy stabilne środowisko, łatwiejszy dostęp do danych i większy komfort użytkowników. To rozwiązanie, które realnie wspiera nas w realizacji codziennych obowiązków.” – Monika Karpińska – Główny Księgowy, DBFO Wola

‍

‍

Kluczowe korzyści wyboru SaaS

‍

Wybór modelu SaaS był elementem świadomej strategii modernizacji.

‍

Plusy modelu SaaS:

• brak instalacji lokalnych,
• minimalne zaangażowanie zasobów IT,
• centralne zarządzanie środowiskiem,
• wysoka dostępność systemu,
• skalowalność rozwiązania.

‍

Model SaaS pozwolił organizacji skupić się na procesach i efektywności – zamiast na utrzymaniu infrastruktury.

‍

‍

Podsumowanie

‍

Projekt pokazuje, jak jednostka publiczna może skutecznie zmodernizować środowisko ewidencji majątku – centralizując procesy, upraszczając pracę użytkowników i zwiększając kontrolę nad danymi.

‍

To transformacja, która realnie wspiera funkcjonowanie 69 placówek oświatowych w jednym, bezpiecznym i skalowalnym środowisku.

‍

‍